Persondata retningslinier

Introduktion

Ren Ejendomsservice ApS er forpligtet til at beskytte vores kunders personlige oplysninger og tager sit ansvar for sikkerheden af kunders oplysninger meget alvorligt. Vi vil være klare og gennemsigtige angående de oplysninger, vi indsamler, og hvad vi vil gøre med disse oplysninger.

Denne politik indeholder følgende:

Hvilke persondata vi indsamler og behandler i forbindelse med dit forhold til os som kunde og gennem din brug af vores websted, mobilapplikationer og online tjenester;

  • Hvor vi får dataene fra;
  • Hvad vi foretager os med disse data;
  • Hvordan vi opbevarer disse data;
  • Hvem vi overfører/deler disse data med;
  • Hvordan vi forholder os til dine databeskyttelsesrettigheder;
  • Og hvordan vi overholder databeskyttelseslovene.

Alle persondata indsamles og behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen i EU. Som er Den nye databeskyttelsesforordning (GDPR), som træder i kraft den 25. maj 2018

Dataansvarlig

“Ren Ejendomsservice Aps” (i denne politik benævnt som “vi”, “os”, “vores” eller “Ren Ejendomsservice ApS”) refererer i denne politik primært til Ren Ejendomsservice ApS – Ren Ejendomsservice-koncernens hovedvirksomhed Raeco Holding cvr nr. 29611599 og i givet fald til andre selskaber i Ren Ejendomsservice ApS -koncernen herunder Ren Euromiljø ApS CVR nr. 37577006 eller andre enheder, som Ren Ejendomsservice udøver ledelseskontrol med. Ren Ejendomsservice er “dataansvarlig” for alle personoplysninger, der indsamles og anvendes om Ren Ejendomsservice kunder i henhold til [den nye persondatalov 2018]. Ren Ejendomsservice ApS er registreret i Danmark med registreringsnummer CVR NR 25002415

Hvilke persondata vi indsamler

Persondata betyder alle oplysninger vedrørende dig, som gør det muligt for os at identificere dig, f.eks. dit navn, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger

Vi vil især indsamle oplysninger i følgende kategorier:

  1. Navn, hjemmeadresse, e-mailadresse, telefonnummer, eller andre anerkendte personlige ID-kortnumre og detaljer, bankkontooplysninger
  2. Eventuelle bestyrelser kontaktoplysninger i Ejer / Andelsforeninger.
  3. De meddelelser, du udveksler med os eller direkte til os via breve, e-mails, chat-tjenester, opkald og sociale medier.
  4.   for egne interne medarbejder indsamles ligeledes strafattester fra myndigheder

Hvad vi bruger dine persondata til, hvorfor og hvor længe

Dine data kan blive brugt til følgende formål:

  1. Tilvejebringelse af produkter og tjenester, du anmoder om: Vi bruger de oplysninger, du giver os, til at udføre de tjenester, du har bedt om i forbindelse med forestående opgaver;
  2. Kontakte dig i tilfælde af en ændring eller aflysning: Vi sender dig meddelelser om de opgaver, du har bedt om og eventuelle ændringer af sådanne opgaver. Disse meddelelser er ikke lavet til markedsføringsformål og kan ikke vælges fra;
  3. Verifikation/screening af kredit- eller andre betalingskort: Vi bruger dine betalingsoplysninger til regnskabsføring, fakturering og revision og til at opdage og/eller forhindre eventuelle svigagtige aktiviteter;
  4. Administrative eller juridiske formål: Vi bruger dine data til statistisk og markedsanalyse, systemtestning, kundeundersøgelser, vedligeholdelse og udvikling eller for at håndtere uenigheder eller krav. Bemærk, at vi muligvis udfører dataprofilering baseret på de data, vi indsamler fra dig, til statistiske og markedsanalyseformål. Enhver profileringsaktivitet udføres kun med dit forudgående samtykke og ved bedst muligt at sørge for, at alle de data, det bygger på, er nøjagtige. Ved at give personoplysninger accepterer du udtrykkeligt, at vi kan bruge dem til at udføre profileringsaktiviteter i overensstemmelse med denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger;
  5. Sikkerhed for indvandring: Vi kan være forpligtet til at give dine oplysninger til grænsekontrolorganer;
  6. Sikkerhed, sundhed, administration, forebyggelse/opdagelse af kriminalitet: Vi kan videregive dine oplysninger til offentlige myndigheder eller håndhævelsesorganer for at overholde lovkravene;
  7. Kundeservice-kommunikation: Vi bruger dine data til at forvalte vores forhold til dig som vores kunde og forbedre vores service og din oplevelses hos os; 
  8. Tilbyde skræddersyede tjenester: Vi bruger dine data til at give oplysninger, som vi mener er af interesse for dig,
  9. Marketing: Fra tid til anden kan vi kontakte dig med oplysninger om kampagner og tilvalgsprodukter via e-kommunikation. Du vil kunne tilvælge eller fravælge at modtage sådanne meddelelser ved at angive dit valg i mail. Ved hver e-kommunikation, som vi sender dig, vil du også have mulighed for at angive, at du ikke længere ønsker at modtage vores direkte markedsføringsmateriale.

Vi behandler kun dine persondata, hvor vi har et retsgrundlag til at gøre det. Retsgrundlaget vil afhænge af årsagerne til, at vi har indsamlet, og hvad vi skal bruge dine persondata til.

I de fleste tilfælde har vi behov for at behandle dine persondata, så vi kan indgå i vores transportaftale med dig.

Vi kan også behandle dine persondata for et eller flere af følgende:

  • For at overholde en lovpligtig forpligtelse (f.eks. indvandrings- eller toldkrav);
  • Du har indvilliget i, at vi kan bruge dine persondata (f.eks. til markedsføringsrelaterede anvendelser);
  • For at beskytte dine vitale interesser eller en anden persons (f.eks. i tilfælde af en akut nødsituation);
  • Det er i vores legitime interesser i vores drift som et Ejendomsservice firma  (f.eks. til administrative formål).

Kun voksne over 18 år eller derover kan give deres eget samtykke. For børn under denne alder er samtykke fra børnenes forældre eller værger påkrævet.

Vi beholder ikke dine data længere end nødvendigt for at opfylde det formål, de behandles for. For at afgøre den passende tilbageholdelsesperiode vurderer vi persondataenes mængde, art og følsomhed, de formål, som vi behandler dem med, og om vi kan nå disse formål på andre måder.

Vi skal også vurdere de perioder, for hvilke vi muligvis vil beholde persondata for at kunne opfylde vores juridiske

Når vi ikke længere har brug for dine persondata, vil vi sikkert slette eller ødelægge dem. Vi vil også vurdere, om og hvordan vi med tiden kan minimere de persondata, vi bruger, og hvis vi kan anonymisere dine persondata, så de ikke længere kan forbindes med dig eller identificere dig, hvor vi i så fald kan bruge de oplysninger uden yderligere varsel til dig.

Sikkerhed af dine persondata

Vi følger strenge sikkerhedsprocedurer i opbevaring og offentliggørelse af dine persondata og for at beskytte dem mod uheldigt tab, ødelæggelse eller skade.

Vi kan videregive dine oplysninger til betroede tredjeparter med de formål, der er angivet i denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger. Vi kræver, at alle tredjeparter har passende tekniske og operationelle sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af dine personoplysninger i overensstemmelse med EU-lov om databeskyttelsesregler. 

Deling af dine persondata

Dine persondata kan deles med andre virksomheder inden for Ren Ejendomsservice-koncernen.

Vi kan også dele dine persondata med følgende tredjeparter med de formål, der er beskrevet i denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger:

  1. Myndigheder, retshåndhævende organer, tilsynsmyndigheder
  2. Tillidstjenesteudbydere, som vi bruger til at drive vores virksomhed, såsom underleverandører og håndværker, der hjælper vores kunder, callcentre, der yder assistance til vores kunder, serviceudbydere af cloud-service og e-mailmarketing, der hjælper vores marketing-team med at afholde kundeundersøgelser og levering af målrettede marketingkampagner;
  3. Kredit- og betalingskortvirksomheder, der letter dine betalinger til os og bekæmpelse af screening, som kan have brug for oplysninger om din betalingsmetode og bestilling af flybilletter for at behandle betaling eller sikre sikkerheden af din betalingstransaktion;
  4. Juridiske og andre professionelle rådgivere, retsinstanser og retshåndhævende organer i Danmark, for at håndhæve vores juridiske rettigheder i forhold til vores kontrakt med dig;

Sociale medier fremtidsvision: Du vil eventuelt kunne tilgå tredjeparters sociale medietjenester gennem vores websted eller app, eller inden du kommer til vores websted eller app. Når du er tilmeldt med din sociale tjenestekonto, indhenter vi de personlige oplysninger, som du vælger at dele med os gennem disse sociale medietjenester i henhold til deres indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger for at forbedre og tilpasse din brug af vores websted eller app. Vi kan også bruge sociale medie-plugins på vores websted eller app. Som følge deraf bliver dine oplysninger delt med din sociale medieleverandør og eventuelt præsenteret på din sociale medieprofil til deling med andre i dit netværk. Der henvises til disse tredjepartsleverandører af sociale mediers politikker om beskyttelse af personlige oplysninger, hvis du vil lære mere om denne praksis.

Ren Ejendomsservice -afsnit

Alle data, der indsamles efter en indgået kontrakt med Ren Ejendomsservice ApS, bliver behandlet på linje med denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger.

Når vores brug af dine persondata er baseret på dit samtykke, har du mulighed for at trække dit samtykke til vores behandling tilbage og få slettet dine persondata

Vi opbevarer dine personoplysninger i 5 år efter en eventuel kontraktopsigelse, Vær opmærksom på, at generelle tilbageholdelsesperioder gælder for eventuelle persondata, vi indsamler for at indgå en kontrakt med dig eller for at udføre denne kontrakt, eller fordi vi har en juridisk forpligtelse til at behandle det. 

Cookies og webstedssporing

Ren Ejendomsservice Websted bruger ikke cookies eller foretager webstedsporing.

Databeskyttelsesofficer

Vi har udpeget en databeskyttelsesofficer (“HM”) til at overvåge overholdelsen af denne politik. Hvis du har spørgsmål til denne politik, eller om hvordan vi håndterer dine personoplysninger, bedes du kontakte HM på HM@ren-ejendomsservice.dk  Du har til enhver tid ret til at klage til en tilsynsmyndighed.

Dine databeskyttelsesrettigheder

Under visse omstændigheder har du ved lov ret til at:

  • Anmode om oplysninger om, hvorvidt vi holder personoplysninger om dig, og i bekræftende fald hvad disse oplysninger er, og hvorfor vi holder/bruger dem.
  • Anmode om adgang til dine personoplysninger (almindeligvis kendt som en “anmodning om adgang til registrerede personer”). Dette giver dig mulighed for at modtage en kopi af de personoplysninger, vi holder om dig og for at kontrollere, at vi lovligt behandler det.
  • Anmode om korrektion af personoplysningerne, som vi har om dig. Dette giver dig mulighed for at få ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger, vi holder om dig, rettet.
  • Anmode om sletning af dine personoplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at slette eller fjerne personoplysninger, hvor der ikke er nogen god grund til, at vi fortsætter med at behandle dem. Du har også ret til at bede os om at slette eller fjerne dine personoplysninger, hvor du har udøvet din ret til indsigelse mod forarbejdning (se nedenfor).
  • Gøre indsigelse imod behandling af dine personoplysninger, hvor vi er afhængige af en legitim interesse (eller af tredjemand), og der er noget ved din særlige situation, som gør dig i stand til at gøre indsigelse imod forarbejdning af disse grunde. Du har også ret til at gøre indsigelse, hvor vi behandler dine personoplysninger til direkte markedsføring.
  • Gøre indsigelse imod automatiseret beslutningstagning, herunder profilering, der ikke er underlagt nogen automatiseret beslutningstagning fra os ved at bruge dine personoplysninger eller profilering af dig.
  • Anmode om begrænsningen af behandlingen af dine personoplysninger. Dette giver dig mulighed for at bede os om at suspendere behandlingen af personoplysninger om dig, for eksempel hvis du vil have os til at fastslå deres nøjagtighed eller grunden til at behandle dem.

– Anmode om overførsel af dine personoplysninger i en elektronisk og struktureret form til dig eller til en anden part (almindeligvis kendt som en ret til “dataportabilitet”). Dette gør det muligt for dig at tage dine data fra os i et elektronisk brugbart format og for at kunne overføre dine data til en anden part i et elektronisk brugbart format.

– Træk samtykke tilbage. Under de begrænsede omstændigheder, hvor du har givet dit samtykke til indsamling, behandling og overførsel af dine personoplysninger til et bestemt formål, har du ret til at trække dit samtykke tilbage for den pågældende behandling til enhver tid. Når vi har modtaget besked om, at du har trukket dit samtykke tilbage, behandler vi ikke længere dine oplysninger med de(t) formål, du oprindeligt accepterede, medmindre vi har et andet legitimt grundlag for at gøre det i lov.

Hvis du vil udøve nogen af disse rettigheder, bedes du sende en mail eller kontakt vores HM pr. post hos Ren Ejendomsservice Databeskyttelsesofficer, Vandtårnsvej 78 – 2860 – Søborg – Danmark.

Du behøver ikke at betale et gebyr for at få adgang til dine personoplysninger (eller at udøve nogen af de andre rettigheder). Vi kan dog opkræve et rimeligt gebyr, hvis din anmodning om adgang er klart ubegrundet eller overdreven. Alternativt kan vi nægte at overholde anmodningen under sådanne omstændigheder.

Vi vil muligvis anmode om specifikke oplysninger fra dig for at hjælpe os med at bekræfte din identitet og sikre din ret til at få adgang til oplysningerne (eller til at udøve nogle af dine andre rettigheder). Dette er en anden passende sikkerhedsforanstaltning for at sikre, at personoplysninger ikke bliver videregivet til nogen, der ikke har ret til at modtage dem.

Ændringer til politikken om beskyttelse af personlige oplysninger

Vores politik om beskyttelse af personlige oplysninger kan ændres fra tid til anden, og eventuelle ændringer i erklæringen vil blive meddelt dig ved hjælp af en e-mail eller en meddelelse på vores hjemmeside.